5 redenen om een communicatie beleidsplan te maken

Een tijdje terug zijn we met de collega’s van afdeling communicatie van MST gestart met het maken van een communicatiebeleidsplan. Dat is veel meer dan achter het bureau zitten en schrijven maar. We doen het samen met de mensen van de afdeling communicatie en samen met collega’s van ons ziekenhuis. En wat een leuk proces is dat.

Daarom ter inspiratie voor anderen 5 redenen om een communicatiebeleidsplan te maken:

1) Opnieuw ontdekken waar communicatie over gaat

Dagelijks zijn we bezig met communicatie voor de organisatie; via social media, woordvoering, het plaatsen van content op onze website, intranet, projectadvisering, het organiseren van events en veel meer. Alleen vaak staan we er niet meer bij stil waarom we welke keuzes maken. We doen het omdat we het gewend zijn. Omdat het ons werk is. Het maken van een plan, samen met anderen scherpt ons weer om na te denken over waarom we communiceren, welke keuzes we daarin willen maken en in hoe we dat willen doen binnen de organisatie.

2) Onderzoeken en research is leuk

Voor het maken van het communicatieplan doen we research op verschillende manieren. En dat is gewoonweg leuk. We doen interviews, raadplegen vakliteratuur, internet, benchmarks, medewerkers onderzoeken en we gebruiken waarneming en eigen inzichten.

Ook gebruiken we het communicatieframe van @BettekevanRuler. Dit zorgt ervoor dat we voor cruciale onderdelen onderzoeken hoe we ervoor staan: Wat gebeurt er extern? Wie zijn interne stakeholders waarmee je communicatie realiseert? Een van de mooie bouwstenen uit het frame vind ik ‘de interne situatie’. Deze bouwsteen daagt je uit te kijken naar wat er intern speelt binnen de organisatie, waar mensen over praten bij de koffieautomaat. Om je vervolgens af te vragen: Wat doen we dan met die inzichten? En wat kan communicatie eraan bijdragen?

3) Het echte gesprek hebben over verwachtingen in communicatie

Om het plan te maken, interviewden we tal van collega’s: verplegend personeel, dokters, leden van de Ondernemingsraad, de Raad van Bestuur, Medische staf, managers en anderen. Ook houden we binnen onze eigen afdeling gesprekken over de uitkomsten van die interviews en over onze eigen inzichten en visie op het vak. Het zijn prachtige gesprekken die veel inzicht geven in wat er goed gaat wat kan worden ontwikkeld. Over hoe we zelf naar het vak kijken, en hoe collega’s dat zien. En welke rol mensen zelf kunnen innemen in communicatie.

4) Scherp krijgen wat de toegevoegde waarde is van communicatie

Je herkent vast wel dat er bij de afdeling communicatie dikwijls vragen binnenkomen voor ondersteuning, waarvan je je afvraagt wat de meerwaarde is van communicatie. Of waarvan je denkt: ‘zou je dat ook zelf kunnen organiseren?’ Het nadenken over communicatie binnen je organisatie zorgt ervoor dat je de tijd neemt om na te denken over de toegevoegde waarde van communicatie en de afdeling communicatie binnen de organisatie. Want hoewel ons vak vaak herkenbaar wordt voor anderen, als er een ‘product’ ligt, we zijn we als communicatieprofessionals veel meer dan middelenmakers. We helpen anderen hun positie in te nemen door advisering, coaching, begeleiding. We prikkelen collega’s en bestuurders door te laten zien wat er in de organisatie leeft. Het voordeel van ons vak is namelijk dat we erg veel zien en horen. Dat is een abstractere vorm van communicatie beoefenen die wel waardevol is of kan zijn voor organisaties.

5) Richting geven en keuzes maken

Met de nieuwe inzichten die we opdoen via verschillende manieren van research, kunnen we opnieuw richting geven aan communicatie voor de komende jaren. Door te kijken waar we nu staan en waar we naartoe willen als organisatie, kunnen we focus aanbrengen voor de komende periode. Een mooi resultaat.